食品采購與食品成本控製藝術

這是關於食品成本控製，按照《食品成本的40個小偷》一文．總共將有7個小測驗(有些還沒有創建)，每一個都與40個小偷的一個特定的子部分相關。第一部分是關於控製的采購．以下是《四十大盜》指南中的內容:

采購

• • 購買超出所需的物品
  • 采購成本過高-無投標製度以獲得最佳價格
  • 無詳細規格-質量，重量，型號
  • 沒有采購預算
  • 不審核發票和付款
  • 太多的供應商

控製采購如何幫助控製食品成本

當然，控製你的消費是有道理的。如果你開的是一家藍領三明治店，你最好不要買鵝肝醬或和牛。但你如何實際實施一個智能食品采購程序呢?希望這些指導方針將幫助您創建一個有用的工具。

購買超出所需的物品

雖然這是顯而易見的，但這裏有一些與過度購買有關的細微差別:

• 最明顯的是，過量的產品會導致變質和浪費
• 你可能會決定以折扣率出售特色菜，以便在產品變質之前將其轉移
• 額外的產品增加了FIFO(先進先出)不遵循的機會，您將由於不適當的旋轉而失去產品
• 過量的產品增加了偷竊的機會，減少了被發現的機會

采購成本過高-無投標製度以獲得最佳價格

想要與人“友好”或“朋友”的自然傾向，將與經營業務的需要和基於業務需求的采購相衝突。如果沒有合適的投標係統，肯定會使你的銷售人員更難在價格上具有競爭力。有一個適當的投標係統，迫使你的供應商競爭，以獲得基於你的業務的最好的價格，最好的產品。記住,這不是為了得到最好的價格，而是為了以最好的價格得到最好的產品(如果產品是狗屎，誰會在乎你是否得到了一個殺手級交易!)

以下是一些需要記住的事情:

• 如果沒有人出價購買你的產品，那麼你就付出了最高的價格
• 你應該有2-4個供應商在你的生意上出價，如農產品，牛肉和魚
• 即使你有一個合同廣泛線路供應商協議，讓他們誠實地接受競爭對手的投標
• 不簡單地購買基於最低價格
• 根據最好的質量和最好的價格購買
• 如果你必須在質量和價格之間做出選擇，選擇可以衡量的質量(不要提供狗屎!)
• 根據你的人口統計數據和預算來購買，你不會買和牛裏脊肉去丹尼餐廳

投標表和訂單表模板下載

這裏是一個免費下載的投標表(由廚師查爾斯凱耶的概念)。它是在Excel(2010版本)中，有幾個額外的選項卡與備用的訂單表模板。

無詳細規格-質量，重量，型號

為了保持配方的一致性，產品的詳細規格顯然是需要的。但為了保持質量和價格的一致性，也需要詳細的規格。產品規格可以簡單到指定您需要的包裝尺寸，也可以包括來自特定供應商的包裝尺寸和特定質量。例如，如果你屠宰自己的大比目魚，那麼20/40的魚比10/20的魚產量更高，產量的差異將影響你的食物成本。你的紐約牛排怎麼樣?是頭對頭的發式還是中間發式?它們是精選的、精選的還是優質的?如果你在度假或生病，你的船員知道要訂購哪種質量和規格嗎?在你們的訂貨單上注明了嗎?

詳細的產品規格可以:

• 幫助減少因服務錯誤而引起的客戶投訴和賠償
• 讓食譜更加一致
• 使成本分析與食品成本更加一致
• 讓分量更一致
• 使質量更加一致
• 當你不在的時候，確保順序一致
• 確保當你的采購員或銷售人員不在(其他人下訂單)時訂單的一致性
• 讓無良的推銷員更難欺騙你

沒有采購預算

從理論上講，采購預算確定的是，你可以購買多少食物，以滿足你的預算食品成本與預測銷售額的比較。重要的是要記住這個數字是基於銷售額的。所以，如果你隻完成了一半的預期銷售額，卻花光了所有的預算購買費用，那麼你的食物成本就會減少。同樣，如果你的銷售額高於預期，那麼你就需要更多的錢來為這些額外的顧客購買食物。用同樣的百分比來計算你的購買預算。

如果你的實際銷售額明顯高於預期銷售額(+5%)，而你的經理或區域經理對你超出采購預算的采購數量提出了苛刻的要求，那麼就運行這些數字，確保你的采購比例符合預算。展示你正在達到預算百分比的購物信息。如果他們仍然讓你為難，那麼他們要麼是無知的，要麼是混蛋。百分比是這個工具最重要的部分。我認為這是食品成本控製工具包中的“次要工具”之一。如果事情太離譜了，或者你想微調事情，它會很有幫助。但如果你的食物成本大體是合理的，那就不要為這一項費心了，除非你有問題。

事情要記住:

• 采購預算等於預計銷售乘以預算食品成本的百分比
• 例如:預計食品銷售額20萬美元×成本預算35% =采購預算7萬美元
• 使用減少資產負債表幫助跟蹤您的日常趨勢與采購預算
• 這個工具最重要的部分是擊中%，而不是數字

不審核發票和付款

如果你習慣在送貨時簽署發票，在賬單到期時開支票，那麼食品成本問題可能就隱藏在這裏。對發票和付款的審核(驗證)應始終伴隨著所有的發票和付款。它可以幫你省錢。在會計術語中，實際的發票審核要比這詳細得多，但以下是您應該檢查的基本內容。

發票:

• 根據您的訂單或訂單表檢查交付的發票項目
  • 你得到你想要的了嗎?
  • 這是正確的規格嗎?
  • 你在某件事上被人收買了嗎?
  • 有什麼東西收到時被拒絕了嗎?那件商品的信用在哪裏?
  • 驗證項目與出價是在您被出價的價格
  • 如果發票上有非食品項目，請確保它們在預算和總賬中正確編號(例如，設備編號為廚房設備等)。
  • 驗證擴展和總數中的總數都是正確的
  • 根據發票金額核實付款
    • 所有的學分和調整都算進去了嗎?

支付:

• 根據發票金額核實付款
  • 所有的學分和調整都算進去了嗎?

太多的供應商

供應商太少會抑製競爭，而供應商太多則會扼殺競爭。每種類型的供應商(寬線供應商、農產品、牛肉等)都有X美元的購買力。如果你把這筆錢切成太多的小塊，那麼賣家得到的生意可能不值你想要的折扣價格。一般來說，2到4個供應商為你的業務的每個部分競標是最好的(根據你做的量)。這並不意味著您將隻擁有3或4個供應商。有些東西你隻能通過專業供應商獲得，他們可能是該產品唯一可行的來源。我喜歡收到3個投標新鮮海鮮和牛肉，4個投標新鮮農產品，並有一個合同協議的主食通過全國廣泛的線路供應商。值得一提的是，我在購買時首先確定了我的質量期望，然後為該質量尋找最好的價格。在價格範圍內，最好的價格應該總是次於最好的質量。

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