大多數大中型餐飲服務公司現在都使用某種專業的餐飲軟件，允許多個用戶完成各種任務，所有這些都有助於控製一家餐廳的財務狀況。流行的程序包括Red Rock、cheeftec、EGS (Enggist & Grandjean Software)和IT Chef(注意:我不一定推薦其中任何一個，它們隻是可用的幾個程序)。這類軟件包通常包括食譜和菜單成本分析以及庫存控製。有些還能夠進行營養分析，與POS係統同步，提供當前的報價，並同步您與供應商的所有訂單。
盡管這些餐飲服務軟件程序功能強大，但“廚房裏有太多的廚師”這句古老的諺語肯定會影響軟件工作的效率(或混亂)。越多的人“參與到係統中”，你就會在軟件的有效功能(和挫折程度)上遇到越多的問題。
下麵是一個具有多個工作人員的大型業務的典型場景。廚師將他們的食品訂單交給采購員，采購員在係統中為訂單創建PO號。然後，他們通過軟件或傳統方法傳遞這些命令。所有產品的發票價格都是每天輸入的(有時由創建PO的人以外的人輸入)。廚師在係統中輸入菜譜，這些菜譜會根據Invoicer輸入的信息自動更新為當前價格。在預算期結束時，廚師(或他們的員工)拿他們的期末存貨。有人(通常是會計部門的人)在計算食物成本的係統中輸入實物數據。有這麼多人參與其中，不可避免地會產生矛盾。
這是一個非常常見的後果，未經適當訓練的人員將新項目輸入係統，為沒有邏輯設計的項目創建名稱。這些程序生成的庫存和訂單表通常會按字母順序排序，這是非常有用的。但是人們把名字輸入係統時沒有經過聰明的思考。例如，如果我在為我的農產品目錄，我會認為龍蒿應該在“龍蒿”的字母排序下。不，根據誰創造的物品名稱，它可能在“新鮮龍蒿”，“新鮮草藥龍蒿”，“草藥龍蒿”，或者可能是“草藥新鮮龍蒿”。所有的新鮮草藥都可能使用不同的變體，這取決於誰創造了它…
隻有廚師才能決定如何在係統中命名一道菜。但在我去過的每一家餐廳，都有很多人輸入新菜品，他們這樣做，沒有任何理解，沒有任何食物知識。他們通常是數據輸入人員，他們對自己的大部分工作都非常擅長，但沒有接受過如何以一種合乎烹飪意義的方式向係統中命名新項目的適當培訓。
7種方法更好地管理您的餐飲服務配方和庫存軟件
1.對所有員工進行適當的培訓，特別是在以下每一個步驟
聽起來顯而易見，但通常數據錄入人員隻是接受了簡單的數據錄入培訓，而不是如何以邏輯、一致、“餐飲服務智能”的方式錄入數據。更糟糕的是，他們在計算食譜成本和清點庫存方麵幾乎沒有什麼烹飪背景。
2.數據輸入和項的命名必須聽主廚的指揮
這一點很重要，因為廚師是在係統中搜索信息以創建食譜、進行菜單分析和盤點的人。他/她最清楚在配方和盤點中使用什麼計量單位。而且他/她最知道如何區分相似的產品。
會計/采購員的想法與廚師不同，他們不像廚師那樣理解產品。因此，他們在係統中錯誤地輸入信息，創建錯誤的產品名稱(或拚寫錯誤)，創建不必要的重複項目，組合本該獨立的項目，並分配錯誤的度量單位。
3.總是按類別對係統中的項目進行命名，從一般名稱到具體名稱
例如:
- 新鮮三文魚王肉片
- 全鮮三文魚王
- 鮭魚紅眼銅河鮮片
- 冷凍鮭魚片(如果你隻供應新鮮的鮭魚，那麼就沒有必要使用“新鮮”這個詞，因為它是多餘的。如果你隻吃一種三文魚也一樣，你隻需要“三文魚片”就可以了
- 龍蒿新鮮
- 檸檬115 CT
- 馬鈴薯育空黃金#1
- 馬鈴薯赤褐色80 CT
4.不要把事情說得太具體
- 根據你在食譜中的識別方式來命名食物，但不要過於具體。
- 如果你經常點國王鮭魚片，那麼你可能會收到一係列的大小。如果你不是按照不同的大小來點菜(因為你隻關心買帝王三文魚，大小無關緊要)，那麼就沒有必要:
- 國王三文魚片7/11
- 國王三文魚片11/18
- 國王鮭魚片18-Up
在商品名稱中添加尺寸隻會使整個過程變得混亂，除非你特別需要兩種或兩種以上的尺寸，並且經常為不同的食譜購買不同的尺寸。如果你做一個食譜，你會用多大的國王三文魚?如果你不選擇最近購買的商品，那麼它就會把你上次購買相同尺寸三文魚的價格拉進來，那可能是幾個月前的事了!如果你現在添加了正確的尺寸，但4個月後你使用了不同的尺寸，那麼你對配方的成本分析在未來將是錯誤的。因此，國王三文魚片是最好的名字。
5.從來沒有簡單地使用發票或供應商名稱命名項目!
首先，對於相同的產品，所有的供應商都有不同的名稱。第二，發票名稱經常出現可怕的因為他們經常說"新鮮龍蒿"之類的話。太好了，我站在我的果蔬冷藏箱裏清點商品，一半的商品都是以“新鮮”開頭的，這完全是無用的信息，因為冷藏箱裏的所有東西都是新鮮的!
這裏有一些例子從來沒有要命名一個項目:
- 鮮龍蒿(應該是龍蒿鮮)
- 新鮮的香草羅勒(應該是新鮮的羅勒，或者如果所有的香草都是新鮮的羅勒)
- 115 CT檸檬(應該是檸檬115 CT)
- 魚Ahi(為什麼有人會在物品名稱中使用“魚”?但我親眼見過!)
- 紅眼三文魚片(應該是三文魚紅眼三文魚片)
- 熊本生蠔(應該是熊本生蠔
- 富士蘋果(應該是富士蘋果)
- 雞底(應該是雞底，或湯底雞，或任何廚師覺得有意義的東西)
- 新鮮去皮的蒜瓣(應該是去皮的蒜瓣)
6.總是使用拚寫檢查!
如果一種食材的名字拚錯了，就很難找到它(我見過用“Scollop”而不是“Scallop!”
7.總是考慮配方和庫存的最佳計量單位
- 食譜的最佳計量單位通常分為重量(磅/盎司)和體積(杯/噸)，
- 計算庫存的最佳計量單位通常分為重量，或箱及其包裝單位(罐頭、容器等)。
- 蛋白質應該總是按磅分類，而不是按箱。
當你清點糖包時，你唯一的衡量單位是每一個，這很糟糕!或者，反之亦然，你在創建一個食譜，唯一的選擇是根據情況。
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